Instituto / Prêmio Innovare

O Plano de Gestão foi elaborado de forma compartilhada pelos Juízes e Servidores, após a avaliação da Comarca segundo o Nível 1 do Plano Nacional de Qualidade no Serviço Público. O modelo adotado constitui uma iniciativa importante de uma Comarca de porte médio do Poder Judiciário, visando a instituir a cultura de melhoria constante dos serviços forenses prestados aos jurisdicionados.

1. O estabelecimento de um modelo de gestão para a Comarca, firmado em padrões técnicos, instituído por ações compartilhadas e lineares entre Juízes e servidores, visando a implementação da qualidade na prestação jurisdicional e a constante melhoria dos serviços forenses;
   
2. Realização de ações que estão ao alcance da Comarca, visando a combater continuamente a morosidade do Sistema Judicial e, dessa forma, firmar a melhoria da imagem e credibilidade do Poder Judiciário perante a população.
   

Desde maio de 2003, quando houve a assunção do novo Diretor do Foro, em solenidade pública, com o comprometimento de desenvolver esforços no estabelecimento de um novo modelo de gestão, até então firmado em algumas iniciativas isoladas e empíricas. No mês seguinte, após a conscientização dos 13 Magistrados da Comarca, houve a adesão de todas as Varas do Foro ao Plano de Gestão pela Qualidade do Tribunal de Justiça do Estado. Houve palestra ministrada por técnicos do Tribunal, resultando, posteriormente, em apenas algumas ações isoladas nas Varas. A simples adesão ao Plano antes mencionado constituiu-se no primeiro passo, pois não alcançou os objetivos esperados por grande parte do público interno. Era necessária uma mudança de cultura, através de ações constantes, que deveria ser consolidada na mente dos Magistrados e Servidores.

Como dito anteriormente, a inexistência de um plano de gestão firmado na consciência da maioria do público interno; a ausência de cultura de gestão com qualidade, objetivando a realização de serviços públicos norteados pela busca constante de melhoria firmada em índices de satisfação; o elevado comprometimento da atenção do público interno no cumprimento das múltiplas tarefas judiciais, sempre sob uma intensa carga de trabalho; a resistência de alguns Magistrados e Servidores a mudanças na área de gestão, por entenderem que tudo deveria ser realizado como sempre foi, bem como o desapego dos Diretores de Foro em relação às regras de gestão, contribuíam para que os trabalhos fossem desenvolvidos sem a qualidade que o meio social exige há tempos.

A instituição de uma cultura de gestão com técnica na Comarca. A avaliação da Comarca segundo os critérios do Nível 1 do Plano Nacional de Qualidade do Serviço Público, fez com que aflorascem as múltiplas deficiências na realização dos serviços prestados à população, causando uma generalizada sensação de desconforto. A partir daí passou-se a estimular em todo o público interno a inarredável necessidade de se desenvolver ações técnicas para melhorar a prestação dos serviços e, consequentemente, a imagem da instituição como Poder de Estado.

Após a adesão ao Plano de Gestão em Qualidade do Tribunal de Justiça e a realização de algumas palestras realizadas pela Direção do Foro, optou-se por buscar a assessoria de Professores da área de gestão, da UFSM-Universidade Federal de Santa Maria. Um deles, sendo avaliador do Prêmio Gaúcho de Qualidade e Produtividade, ligado ao Plano Nacional de Qualidade, passou a desenvolver a avaliação criteriosa da comarca, segundo o Nível 1 do referido Plano. Foram realizadas várias reuniões, onde todos os servidores foram convocados pela Direção do Foro e os Magistrados convidados. Passou-se a avaliar a Comarca conforme cada um dos critérios: Liderança, Estratégias e Planos, Cidadãos/Clientes, Sociedade, Informações e Conhecimento, Pessoas, Processos e Resultados. Os vários encontros, que não ultrapassavam uma hora e meia por semana, durante o expediente interno, contribuíram para ir sedimentando na grande maioria do público interno a nova cultura de gestão com qualidade, almejada inicialmente. A cada análise os resultados eram preocupantes, indicando a necessidade imediata de se estabelecer uma nova gestão. Após a quantificação dos resultados dessa avaliação, foi orgnaizado um Comitê de Gestão, composto de Magistrados e Servidores voluntários, dispostos a reanalisar a Comarca e a definir um Plano de Gestão para a Comarca de Santa Maria, a ser desenvolvido no prazo de um ano. O trabalho exigiu a realização de várias reuniões, constituindo-se o comitê num importante órgão de apoio gerencial à Direção do Foro. Houve a elaboração do Plano de Gestão, constituído de 30 ações reputadas inadiáveis para se implantar um novo modelo. Além da definição de cada uma das ações (o que), foi estabelecida a forma de realização (como), as pessoas comprometidas na execução dessas ações (quem) e o período de realização e colheita de resultados (quando). Ao final desse processo, denominado PDCA, serão analisados os resultados, ajustando-se e desencadeando-se novo plano de gestão.

Destacava-se a resistência de alguns Servidores e Magistrados às mudanças que estavam sendo propostas. Alguns permaneciam apegados ao sistema tradicional, sem se aprerceber que o Poder Judiciário se limitava a processar e julgar as ações, sem desenvolver maiores estudos em relação à forma como os trabalhos estavam se desenvolvendo dentro da Vara e dentro da Comarca como um todo. Inexistia visão sistêmica. Não se apercebiam que não havia compartilhamento de idéias e novas iniciativas. Que não havia padronização entre as Varas, sendo que alguns procedimentos eram burocratizados em algumas Varas e simples e resolvidos no mesmo dia em outras. Os Servidores se sentiam desvalorizados pelo público externo. Também não se sentiam valorizados pelos Magistrados, pois não havia a cultura de reuniões ordinárias de equipe para tratar os problemas. Não se apercebiam, enfim, que uma série de melhorias poderia ser desenvolvida mediante o desencadeamento de ações que estavam ao seu alcance.

O empenho incessante da Direção do Foro, liderada pelo Juiz Diretor e sua Escrivã, que foi removida do Juizado Criminal para a Vara da Direção, exatamente por apresentar perfil voltado para a gestão, acompanhados de outros Magistrados e Servidores que foram gradativamente se somando a essa caminhada.
O apoio prestado pelas Universidades locais, que cederam profissionais para a realização de palestras, além de outros profissionais autônomos que se dispuseram a prestar colaboração à Direção do Foro.
O suporte técnico importantíssimo prestado pelo Prof. Alberto Schimidt, vinculado à Universidade Federal de Santa Maria, que assessorou a Direção na avaliação da Comarca conforme o Nível 1 do Plano Nacional de Qualidade e na elaboração do Plano de Gestão.
Finalmente, o apoio prestado pelo Escritório de Qualidade do Tribunal de Justiça do Estado, originando estímulo ao público interno, destacado adiante no tópico "Outros Recursos", por não haver espaço disponível neste item.

Atualmente já assumiu outro Diretor, mas o modelo de gestão instituído e o apoio gerencial prestado pelo Comitê de Gestão da Comarca (15 pessoas, sendo três Magistrados e doze servidores), conta com a aprovação dos Magistrados e Servidores da Comarca. Houve a instituição do Comitê e do Plano de Gestão através de Portaria da Direção, aguardando a aprovação da Corregedoria-Geral de Justiça. As 30 ações objeto do referido Plano foram objeto de Ordens de Serviço e originaram, cada uma, um expediente administrativo que é acompanhado pelo Magistrado Coordenador do Plano de Gestão. O comitê reúne-se mensalmente para monitorar a realização das ações. Com a passagem formal do cargo de Diretor do Foro, houve a publicação do Primeiro Plano de Gestão da Comarca de Santa Maria, que passou a ser conhecido da comunidade em geral, firmando o compromisso de seu cumprimento.

maio de 2003; Houve a opção pela adesão da Comarca ao Plano de Gestão em qualidade do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul, constituindo-se no primeiro passo visando a implantação de um novo modelo de gestão.
agosto de 2003: adesão ao plano citado acima.
setembro de 2003 a agosto de 2004: Realização de palestras motivacionais, monitoradas pela Direção do Foro, quando ficou demonstrado que precisávamos implantar um novo modelo, sedimentando uma nova cultura de gestão sistêmica;
Setembro a novembro de 2004: Avaliação da Comarca segundo o Nível 1 do Plano Nacional de qualidade, com o apoio da Universidade Federal de Santa Maria, principalmente pelo Prof. Alberto Schimidt.
Dezembro de 2004 a abril de 2005: Criação do Comitê de Gestão, composto de Magistrados e Servidores voluntários e que se reuniam uma vez por semana para reavaliar a Comarca segundo o Nível antes mencionado e elaborar o primeiro Plano de Gestão.
Maio de 2005: Publicação do Plano de Gestão, e desencadeamento das ações estabelecidas.

Juiz de Direito Diretor do Foro
Escrivã da direção do Foro
Professor da Universidade Federal de Santa Maria
03 Juízes de Direito que passaram a compor o comitê de Gestão
13 Servidores voluntários
Todos os Servidores da Comarca, 135, que sendo convocados, participaram de vários encontros semanais para avaliar a Comarca segundo o Nível 1 do Plano Nacional de qualidade, mais 4 Magistrados convidados.

Nas palestras motivacionais ou de serviço, realizadas pela Direção do Foro, foram utilizados os equipamentos áudio-visuais e de informática do salão do Tribunal do júri ou de alguma das salas de audiências. Durante as avaliações da Comarca segundo o Nível 1 do Plano Nacional de Qualidade no Serviço Público, o Prof. Orientador utilizou-se de aparelho data-show e Notebook da UFSM.

A prática é fixa, pois o novo modelo foi instituído através de Portaria da Direção do Foro, criando o Comitê de Gestão, o Plano de Gestão e as Ordens de Serviço relativas às ações estabelecidas no Plano. As reuniões do Comitê são realizadas em sala de audiências, em sala específica na Direção do Foro ou no Tribunal do Júri. As ações determinadas no Plano são realizadas por Servidores previamente nomeados pelo Diretor, sendo que as ações foram agrupadas por áreas, onde há um coordenador, Magistrado ou Servidor, que fica encarregado de ser o relator nas prestações de contas nas reuniões do comitê. Havendo necessidade de despesas, ocorre o encaminhamento ao Diretor do Foro, que delibera a respeito.

Sim. Como informado anteriormente, houve o apoio inicial do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul, que agiu através do Escritório de Qualidade, encaminhando apoio técnico para a adesão. Posteriormente, houve parcerias com Universidades locais e profissionais autônomos, que realizaram palestras motivacionais e voltadas à qualidade de vida e de trabalho dos servidores. Na sequência, houve o convênio com a Universidade Federal de Santa Maria, que exerceu papel importante na avaliação da Comarca, realização de múltiplas reuniões, orientações, alertas, enfim, assessorou muito bem o Diretor do Foro, que através da liderança peculiar do cargo, procurou sedimentar a nova cultura de gestão com qualidade. Também houve o apoio importante de acadêmicos de Relações públicas e jornalismo, que prestando estágios voluntários no Núcleo de Comunicação e Eventos, setor criado na Direção do Foro para implementar a relação com os públicos interno e externo, realizaram trabalho de qualidade junto à imprensa local, muito importante para marcar a nova era de mudanças e melhorias na Comarca local.

As iniciativas mencionadas nessa prática exigiram muito mais esforço dos coordenadores no exercício da liderança e da assessoria prestada voluntariamente pela UFSM, do que de valores em dinheiro. Algumas despesas para publicação de encarte da Justiça na imprensa local, no dia da Justiça, exigiu importâncias arcadas pelo Tribunal de Justiça do Estado. As palestras também foram realizadas gratuitamente pelos professores das Universidades locais e pelos profissionais da Comunidade, que voluntariamente se dispuseram a colaborar com a Direção do Foro.

Algumas pequenas despesas, como uma homenagem natalina ao Professor da UFSM que nos assessora, e fotografias dos eventos e palestras foram arcadas pela Direção do Foro.

Um recurso muito importante e que não é dinheiro, vem sendo prestado pelo Escritório de Qualidade do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul, vinculado à Corregedoria-Geral de Justiça, que vem acompanhando e estimulando esse trabalho inédito no Rio Grande do Sul, pois constitui uma alternativa para se influenciar outras Comarcas a aderirem à prática. Nesse sentido, em junho de 2005, na Comarca de Santa Maria, foi realizado o XIII Workshop de Qualidade, o primeiro no interior do Estado, reunindo várias mostras de outras práticas em Comarcas do Estado. Foi um reconhecimento importante e que serviu de estímulo aos integrantes da Comarca de Santa maria a continuarem a caminhada na busca constante de qualidade com técnica. São práticas como essas que contribuem para a valorização daqueles que trabalham com a Justiça, para a elevação da Justiça propriamente dita e, fundamental e consequentemente, para a melhoria dos serviços prestados à Comunidade.