A citação eletrônica ou por e-mail surgiu com uma forma de se utilizar as novas tecnológicas em benefício dos serviços judiciais, pois as citações por carta ou por precatória apresentavam resultados insuficientes.
Como forma de equacionar este problema, implantou-se, no 2.° Juizado Especial de Boa Vista, um projeto piloto de citação por correio eletrônico.
Em pouco mais de um ano, foram realizadas 120 citações por e-mail, com um êxito de 98,3%, percentual visivelmente superior à média obtida por outros meios de comunicação processual.

Além do êxito na citação (98,3%), a prática proporcionou celeridade, redução de custos, já que não há consumo de material de expediente, e racionalização dos trabalhos, com a economia de tempo e aproveitamento melhor dos equipamentos de informática.
Assim, a citação eletrônica tem se revelado uma medida econômica, funcional e desburocratizadora da praxe cartorária, privilegiando a simplicidade, economia e informalidade, princípios orientadores da Lei dos Juizados Especiais (art. 2.°), sendo, por isso, vantajosa para todos os envolvidos no processo judicial.

A prática foi implementada no 2.° Juizado Especial de Boa Vista, como projeto piloto, em 19 de maio de 2004, pela Portaria 076/04, da Corregedoria Geral de Justiça, baixada por sugestão deste participante (Ofício n.° 15/2004 do 2.° JECCRIM/Gab).
Neste período, foram realizadas 120 citações eletrônicas, com o êxito de 98,3%, percentual visivelmente superior à média da citação por carta comum e por mandado, respectivamente 45% e 70%.

A citação eletrônica ou por e-mail surgiu com uma forma de se utilizar as novas tecnológicas em benefício dos serviços judiciais.
Nos Juizados Especiais de Boa Vista/RR o êxito na citação por correio tradicional estava em torno de 45%, sendo grande o número de endereços não localizados, sobretudo em outros Estados. A citação por carta precatória, tampouco se apresentava melhor, pois seu cumprimento, em algumas cidades, especialmente em São Paulo, demorava em média 6 meses, o que inviabilizava a celeridade, inerente à Lei 9.099/95.
Como forma de equacionar este problema, implantou-se este projeto piloto de citação por correio eletrônico.
Em pouco mais de um ano, foram realizadas 120 citações por e-mail, e deste total apenas duas apresentaram problema. Vale dizer, obteve-se êxito em 98,3%. Percentual visivelmente superior à média da citação por carta comum e por mandado.
Além desta celeridade, o sistema proporcionou redução de custos, já que não há consumo de material de expediente, e racionalizou os trabalhos, com a economia de tempo e aproveitamento melhor dos equipamentos de informática.

As principais inovações da citação eletrônica são:
1. a utilização das novas tecnológicas de informática em benefício dos serviços judiciais, com redução de custos, racionalização dos trabalhos e melhor aproveitamento melhor dos equipamentos de informática;
2. a desburocratização da praxe cartorária, privilegiando a simplicidade, economia e informalidade, princípios orientadores da Lei dos Juizados Especiais (art. 2.°), sendo, por isso, vantajosa para todos os envolvidos no processo judicial; e
3. a celeridade, pois a mensagem eletrônica vai ser realmente entregue ao destinatário final, em poucos segundos, o que qualifica este meio de comunicação como o mais apropriado e evidentemente mais seguro que o correio comum ou convencional, por meio do qual é realizada a citação com AR.

A citação eletrônica funciona de forma bastante simples.
O pressuposto é que a citanda possua página na internet, com endereço eletrônico divulgado. Exemplo: empresas de comércio eletrônico, bancos e grandes lojas.
Em anexo ao e-mail devem ser remetidas cópias da inicial e de seus documentos, devidamente escaneadas (que podem ser fornecidas pela parte), bem como o mandado de citação.
Incumbe ao Cartório, verificar a documentação, certificar nos autos que a mensagem foi transmitida e recebida, juntando aos autos seus comprovantes.
Quanto à legalidade da medida, a Lei 9.099/95, em seu artigo 18, inciso I, menciona que a citação se fará por correspondência, não explicitando se eletrônica ou convencional.
O referido artigo ainda exige o “recebimento em mão própria” da citação, expressão que é entendida como a identificação do recebedor da correspondência, o que é usual na citação eletrônica.
Nesse sentido, é bastante elucidativo o Enunciado n.° 5 do Fórum Nacional de Juizados Especiais (FONAJE): “A correspondência ou contrafé recebida no endereço da parte é eficaz para efeito de citação, desde que identificado o seu recebedor”.
Em relação à política de segurança das informações transmitidas, determinou-se somente a cópia mensal em CD dos e-mails enviados. Não se estabeleceu uma tecnologia específica de segurança para não se engessar o sistema, diante das aceleradas transformações que o setor de informática passa.
Por fim, quanto à cronologia de implantação, esta é quase que imediata, já que a citação é enviada como um e-mail, pelo outlook. No nosso caso, no mesmo dia em que foi autorizada a prática, efetuou-se a primeira citação pelo novo método.

Por funcionar de forma bastante simples, não tivemos dificuldades de implantação.
Todos os funcionários do cartório já utilizavam o outlook, ferramenta pela qual é transmitida a citação eletrônica.
Os poucos casos em que a citação foi ineficaz, decorreram de desativação e de mudança do e-mail do citando, devidamente comprovadas.

O principal fator de êxito, provavelmente, foi a simplicidade, pois o e-mail é uma ferramenta amplamente utilizada e disseminada, sendo de uso comercial por quase todas as empresas demandadas.
O baixo custo do projeto também colaborou para seu êxito, já que se necessita apenas de um computador interligado à rede mundial (internet) e um aparelho de scaner.
Isso, sem considerar o baixo custo da transmissão de um e-mail, inferior a um telefonema ou a um selo postal.

CÓPIA DA PORTARIA 076/04 – CGTJRR – que instituiu o projeto de citação eletrônica.

PORTARIA N.º 076/04
O Desembargador ALMIRO PADILHA, Corregedor-Geral de Justiça do Tribunal de Justiça de Roraima, no uso de suas atribuições legais etc.
CONSIDERANDO o Ofício n.° 15/2004 do 2.° JECCRIM/Gab. CONSIDERANDO que a citação por precatória e por carta com aviso de recebimento não tem demonstrado grande eficiência, compatível com o rito da Lei 9.099/95. CONSIDERANDO que a implantação de novas tecnologias tem acarretado benefícios aos serviços judiciais. (...) CONSIDERANDO que a mensagem eletrônica vai ser realmente entregue ao destinatário final, em poucos segundos, o que qualifica este meio de comunicação como o mais apropriado e evidentemente mais seguro que o correio comum ou convencional, por meio do qual é realizada a citação com AR. (...) RESOLVE: Art. 1.°. Autorizar a implantação do projeto piloto de citação por correio eletrônico no 2.° Juizado Especial. Art. 2.°. A citação por e-mail somente será cabível nos casos em que a citanda possua página na rede mundial de computadores (internet), com endereço eletrônico divulgado. Art. 3.°. Anexo ao e-mail devem ser remetidas cópia da inicial e de seus documentos, devidamente escaneadas, bem como do mandado de citação. Art. 4.°. O Cartório deverá certificar nos autos que a mensagem foi transmitida e recebida, juntando aos autos seus comprovantes. Art. 5.º. Determinar ao Departamento de Informática que realize backup em CD dos e-mails enviados e recebidos pelo referido juizado à cada 30 (trinta) dias. Art. 6.º. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

A citação eletrônica possui uma única etapa.
Justo por isso, no dia em que foi autorizado o projeto, já de efetuou a primeira citação por e-mail, exitosa, por sinal.
O tempo gasto para enviar a mensagem é de pouco segundos.
A inicial, via de regra já é apresentada escaneada pela parte. Nos poucos casos em que isso não ocorre, são gastos alguns minutos, para preparar o material para envio.
O sistema tem se apresentado muito simples e funcional.

Por funcionar de forma bastante simples, não tivemos dificuldades de implantação.
Todos os funcionários do cartório já utilizavam o outlook, ferramenta pela qual é transmitida a citação eletrônica, não sendo necessário qualquer treinamento.

O baixo custo do projeto também colaborou para seu êxito, já que se necessita apenas de um computador interligado à rede mundial (internet), com um programa de transmissão de mensagens, no nosso caso utilizamos o outlook, e um aparelho de scaner.

A equipe que opera o sistema são os servidores do cartório.
Necessita-se para implantação do projeto:
1. um computador interligado à rede mundial (internet);
2. um programa de transmissão de mensagens, no nosso caso utilizamos o outlook;
3. um aparelho de scaner.

É um projeto do Juiz do 2.° Juizado Especial de Boa Vista (Erick Cavalcanti Linhares Lima) e da Corregedoria do Tribunal de Justiça de Roraima, à época, Desembargador Almiro Padilha

Não foi gasto qualquer recurso com a implantação e funcionamento do projeto, pois a infra-estrutura faz parte do equipamento básico dos cartórios da Justça de Roraima.

Nao houve nenhum outro recurso.