E-PAJ – PROCESSO ELETRÔNICO DE ASSISTÊNCIA JURÍDICA
Cloves Pinheiro da Silva Brasília - DF
Deferida Defensoria Pública Edição III - 2006
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  • Identificação da prática

    • Descrição resumida

      Sistema de âmbito nacional, que realiza o atendimento inicial e de retorno dos assistidos, por meio de preenchimento de formulários eletrônicos e padronizados, bem como armazena todas as informações do procedimento de assistência jurídica, possibilitando a geração de estatísticas seguras e a rápida consulta da vida do assistido na Defensoria. Também se controla os prazos e audiências.

  • Benefícios específicos da prática

    • Benefícios específicos da prática

      Redução substancial do tempo de espera para o atendimento inicial e de retorno; unificação dos controles das principais atividades do Defensor (prazos e audiências); registro do histórico da prestação da assistência; geração de dados estatísticos seguros do perfil sócio-econômico do assistido e das atividades desempenhadas por cada unidade da Defensoria e por cada Defensor; redução da burocracia administrativa; uniformidade da prestação da assistência em todo o país.

  • Detalhamento da Prática

    • Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

      O projeto piloto originou-se na Defensoria Pública da União em Brasília, que após longa discussão promovida pelos Defenores Públicos lotados naquela unidade sobre o melhor procedimento de prestação de asssitência jurídica a ser empregado, solicitou à Defensoria Pública-Geral da União a contratação de empresa de prestação de serviço para desenvolver sistema informatizado que contemplasse todas as necessidades para aprimorar o atendimento inicial e de retorno dos assistidos, de forma a reduzir o tempo de espera e qualificar o atendimento ao carente. O sistema informatizado foi desenvolvido por módulos a partir do mês de abril do ano de 2004. Em maio de 2005, o novo Defensor Público-Geral da União decidiu estender a experiência para todo o país. O sistema eletrônico foi adaptado para funcionar em âmbito nacional, sendo disponibilizado para todas as unidades da Defensoria Pública da União em fevereiro de 2006.

    • O que deu ensejo à criação da prática? Qual problema da vara/Tribunal precisava ser corrigido?

      Necessidade de redução do tempo de espera para atendimento dos assistidos da Defensoria Pública da União. Necessidade de geração de dados estatísticos confiáveis e uniformes para possibilitar a distribuição de recursos materiais e humanos entre as diversas unidades de atuação, bem como apresentar à sociedade o resultado dos trabalhos da Defensoria Pública da União. Necessidade de padronizar a prestação da assistência jurídica integral e gratuita no âmbito federal pelas diversas unidades de atuação.

    • Qual a principal inovação da sua prática?

      Revolucionou a prestação de assistência com a uniformização da atuação em todo o país; agilizou o atendimento inicial e de retorno (sem necessidade de consulta em papel), e com preenchimento de formulários eletrônicos padronizados, reduzindo substancialmente o tempo de espera; passou-se a gerar estatísticas confiáveis sobre o perfil dos assistidos, das demandas do órgão, das atividades desenvolvidas por cada unidade de atuação e por cada Defensor. Todos os atos a serem praticados pelo Defensor ficam agendados no próprio sistema informatizado (audiências e prazos). A distribuição de procedimentos de assistência ocorre de forma impessoal, automática e equitativa no próprio momento do atendimento ao cidadão carente. Ocorreu também importante redução das atividades burocráticas desenvolvidas. Assim, a ferramenta não é mera informatização da burocracia administrativa, mas sim uma metodologia uniforme, prática, confiável e segura de prestação de assistência jurídica.

    • Explique o processo de implementação da prática

      Aproveitou-se em grande parte o sistema informatizado que vinha sendo utilizado pela Defensoria Pública da União no Distrito Federal, o que possibilitou uma significativa redução do tempo de desenvolvimento de programação. Foi contratado, através de terceirização de mão-de-obra, um programador para realizar as adaptações necessárias ao sistema. Todas as unidades de atuação da Defensoria Pública da União, que existem em quase todos os Estados da Federação, passaram a contar com acesso rápido à internet, de forma a acessar o processo eletrônico de assistência jurídica (e-paj), que funciona hospedado em servidor instalado em Brasília. O sistema foi desenvolvido de forma a uniformizar a prestação da assistência, sem contudo desconsiderar peculiaridades de cada unidade de atuação, tal como o número de Defensores lotados, o número de servidores e estagiários, principais matérias atendidas etc. Com a utilização do e-paj as unidades passaram a descartar o uso de planilhas informatizadas de controle dos assistidos, bem como o preenchimento de fichas de acompanhamento. Tudo é armazenado no e-paj. A demanda por um sistema informatizado de controle dos processos acompanhada da facilidade de utillização do e-paj trouxe grande receptividade e adesão pelas unidades de atuação da Defensoria Pública da União ao sistema informatizado, que passaram a utilizá-lo de pronto, salvo nos casos de alguma deficiência técnica que estão sendo equacionados (como por exemplo o problema de acesso na unidade de Boa Vista/RR e São Paulo por deficiência de número de pontos de rede no setor de atendimento ao público). Todos os novos atendimentos e todos os atendimentos de retorno já são hoje realizados via e-paj. Algumas unidades ainda não tiveram incluído no e-paj o seu passivo de procedimentos, o que deve ser realizado nos próximos meses.

    • Quais os fatores de sucesso da prática?

      Facilidade na utilização do e-paj. Respeita as peculiaridades locais, sem prejuízo do caráter nacional. Redução significativa do tempo de espera nos atendimentos ao público. As informações podem ser acessadas de qualquer lugar, inclusive de fora das unidades da Defensoria Pública da União.

    • Outras Observações

      A Defensoria Pública da União realizou, no ano de 2003, 133.730 atendimentos, no ano de 2004, 163.936, e no ano de 2005, superou-se a casa dos 227 mil atendimentos em todo o país, o que demandaria um enorme contingente de servidores para controle. Com o e-paj, a redução das atividades burocráticas torna possível um controle fiel dos procedimentos com um pequeno número de servidores. Foi criado um Comitê Gestor para avaliar as sugestões de alteração do sistema, com a finalidade de agregar novas idéias e práticas bem sucedidas nas diversas unidades de atuação. Estão sendo desenvolvidos novos módulos que visam incluir diretamente no e-paj os despachos administrativos e as petições; possibilitar a interface do e-paj com editores de texto; integrar o e-paj com os sistemas da Justiça, permitindo que os andamentos dos processos judiciais sejam adicionados automaticamente; permitir a consulta ao cliente externo; inclusão de banco de peças processuais padronizadas classificadas por matéria.

    • Quais as dificuldades encontradas?

      Parque de informática obsoleto, dificuldade de acesso à internet rápida nas unidades mais longínquas e poucos pontos de rede para instalação de computadores no local de atendimento ao público.

  • Bases para Execução da Prática

    • Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

      O projeto e-paj, como sistema de prestação de assistência jurídica de âmbito nacional, teve início com a atual gestão da Defensoria Pública-Geral da União, em maio de 2005. O projeto se desenvolveu em três etapas concomitantes, quais sejam, (i) adaptar um sistema piloto de Brasília para funcionar em âmbito nacional, (ii) trocar o parque de computadores por equipamentos mais modernos para acessar a internet e (iii) viabilizar o acesso rápido à internet por todas as unidades de atuação da Defensoria Pública da União. A conclusão das três etapas demorou de maio de 2005 a fevereiro de 2006, quando o sistema foi disponibilizado para todas as 28 unidades de atuação (Maceió/AL, Manaus/AM, Salvador/BA, Fortaleza/CE, Brasília/DF, Vitória/ES, Goiânia/GO, Belo Horizonte/MG, Juiz de Fora/MG, Belém/PA, João Pessoa/PB, Recife/PE, Teresina/PI, Curitiba/PR, Rio de Janeiro/RJ, Natal/RN, Boa Vista/RR, Pelotas/RS, Porto Alegre/RS, Bagé/RS, Santa Maria/RS, Florianópolis/SC, Aracaju/SE, Campinas/SP, Guarulhos/SP, Santos/SP, São Paulo/SP e Campo Grande/MS). O e-paj pode ser imediatamente estendido para novas unidades a serem criadas, bem como utilizado no projeto DPU-Itinerante, bastando para tanto o acesso à internet na localidade dos atendimentos.

  • Recursos envolvidos na prática

    • Equipamentos / Sistemas

      O Processo Eletrônico de Assistência Jurídica foi desenvolvido na linguagem ColdFusion, utilizando o ColdFusion Server 6.1 da Macromedia. O e-paj é um aplicativo Web, sendo necessária utilização do Internet Information Serveice (IIS) da Microsoft. No Windows 2000 Server o IIS 5.0 já vem instalado por padrão.
      Requisitos do sistema:
      Servidor:
      Processador Intel Pentium 2GHz ou superior .
      1 GB RAM (no mínimo).
      80 GB de espaço em disco.
      Microsoft Windows NT 4 SP6A , 2000 SP3, XP, or 2003.
      MDAC 2.6 SP2.
      De acordo com o crescimento do banco e a frequência de backups dos dados, mais espaço em disco pode ser necessário.
      Clientes:
      Processador Pentium/Athlon ou superior.
      64 MB RAM ou mais.
      Acesso à internet via banda larga.
      Navegar Web atualizado e com JavaScript abilitado:
      -Internet Explorer 5 ou superior.
      -Mozilla FireFox 1.0 ou superior.

    • Infraestrutura

      A infra-estrutura necessária ao bom funcionamento do e-paj cinge-se a um parque de informática moderno e acesso rápido à internet.

    • Equipe

      No início do projeto, em maio de 2005, havia três pessoas envolvidas no projeto: um Defensor Público da União, coordenando os trabalhos, e dois programadores. Posteriormente foi constituído o Comitê Gestor composto por três Defensores Públicos, mantendo-se a contratação de dois programadores para desenvolver e aprimorar o e-paj. Outros profissionais da área de informática também foram envolvidos para resolver questões pontuais como acessibilidade das unidades. Para a utilização do e-paj foi elaborado um manual on line e ministrado um seminário para os Defensores Públicos da União no Primeiro Encontro Nacional dos Defensores Públicos da União, ocorrido de 06 a 09 de dezembro de 2005. Também foi criado um serviço de help desk para resolver prontamente as dúvidas dos usuários. Foi designado um administrador local do e-paj para cada unidade de atuação, no caso, o Defensor Público-Chefe, que é responsável pela inclusão de matérias e dos ofícios (órgãos de atuação), por realizar os relacionamentos entre estes, por incluir os diversos tipos de usuários, alterar a distribuição dos procedimentos etc.

    • Outros recursos

      Não foram utilizados outros recursos para o e-paj.

    • Parceria

      Não foi realizada nenhuma parceria para o desenvolvimento do e-paj até o presente momento. Pretende-se, no entanto, firmar convênio com a Justiça para que os andamentos dos processos judiciais sejam incluídos automaticamente nos andamentos do e-paj, facilitando assim o acompanhamento dos processos ajuizados. O e-paj foi concebido de forma a viabilizar futuros convênios com a Defensoria Pública dos Estados que tenham interesse na utilização do sistema.

    • Orçamento

      O custo total e exclusivo com o e-paj girou em torno de R$ 50.000,00. Cumpre observar que há uma certa dificuldade no levantamento dos custos exclusivos para o projeto e-paj, tendo em vista a necessidade de substituição do parque de informática e da melhoria do acesso à internet de todas as unidades de atuação, independentemente da implantação do sistema. Já havia também na Defensoria Pública-Geral da União terceirizados da área de informática, que foram substituidos por especialitas na área de programação e que passaram a se dedicar exclusivamente ao desenvolvimento do e-paj, não havendo assim nenhum custo adicional. Um computador/servidor foi adquirido para rodar o e-paj no custo aproximado de R$ 43.000,00 (quarenta e três mil reais). Algumas ferramentas para o desenvolvimento do sistema também foram adquridas ao custo total de R$ 6.000,00 (seis mil reais). Prioriozou-se, tanto quanto possível, a utilização de software livre.