Implantação do Processo Eletrônico na 21a Vara Cível da Comarca de Curitiba
Rogério de Assis Curitiba - PR
Deferida Juiz Edição IX - 2012
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  • Identificação da prática

    • Descrição resumida

      Submetemos a presente prática de implantação do processo eletrônico na 21a Vara Cível da comaca de Curitiba com o Sistema de Automação da Justiça (SAJ), demonstrando a celeridade e transparência para os processos judiciais.

  • Benefícios específicos da prática

    • Explique como sua prática contribui para a sustentabilidade e para o meio ambiente. Pergunta obrigatória apenas para concorrer ao Prêmio Especial

      De acordo com dados da ONG internacional Greenpeace, uma arvore produz aproximadamente 5000 folhas de papel. Em média uma ação civel chega a 300 folhas durante todos os estagios de tramitação judicial, ou seja a cada 17 processos que ingressam digitalmente, uma arvore é poupada. Se considerarmos que na 21a Vara civel ingressam mensalmente 200 processos, que equivalem a aproximadamente 12 arvores por mês. Em um ano são poupadas 144 arvores, que se aproxima a pouco menos do que uma quadra de basquete por ano. Se considerarmos a distribuição nacional como aproximadamente 2 milhões de processos por ano, caso a solução SAJ fosse implantada em todo o território nacional, economizariamos o equivalente a mais de 40 maracanãs cheios de arvores por ano.

    • Explique como sua prática contribui para o aumento da cidadania no Brasil. Pergunta obrigatória para concorrer nas categorias Tribunal, Juiz Individual, Ministério Público, Defensoria Pública e Advocacia

      • Simplificação dos procedimentos: o processo eletrônico elimina a realização de atividades burocráticas tais como cargas, certidões e termos, juntada, localização de processos, entre outros, devido a imaterialidade própria do processo eletrônico, automatizações e consulta de dados disponíveis através do sistema computadorizado e reaproveitamento de informações já existentes. De acordo com dados do INQJ 82% de todas as atividades realizadas em um cartório judicial, são manual-repetitivas que com a implantação do processamento eletrônico de feitos judiciais, são sumariamente extintas, focando a atividade cartorária em atos de natureza inteletiva-jurídica, permitindo assim redirecionar a atividade dos servidores públicos para auxiliar os magistrados na produção de despachos e sentenças. • Facilitação do acesso a Justiça: possibilidade dos advogados e partes acessarem seus processos via internet, vinte e quatro horas disponível, sem a necessidade de deslocamento até a vara e as restrições de horários impostas por esta, resultando também na transparência processual, já que aumenta a visibilidade das atividades realizadas pelos serventuários e magistrado. Ademais, todo e qualquer cidadão passa a poder acompanhar o andamento de seus processos, sem a necessidade de interferência de terceiros o que aproxima a justiça do povo e aumenta o acesso da população geral ao poder. Na 21ª Vara, o movimento de partes e advogados em balcão diminuiu mais de 85%, permitindo assim, um maior foco dos cartorários nas atividades laborais e permitindo que a sociedade acompanhe a tramitação de feitos de qualquer lugar onde se encontrem. • Diminuição dos custos da Justiça: o processo eletrônico reduz drasticamente os insumos de papel, grampos, carimbo, envelopes, tinta de impressão e pastas, como também diminui os gastos com pessoal, alugueis e aquisição de imóveis para armazenar os processos findos e em trâmite nas próprias unidades judiciárias. Em estudos realizados após a implantação do processo eletrônico, foi constatado uma redução de 70% com os insumos utilizados, passando de um gasto anual médio de R$ 34.000 para R$10.000, como também constatamos uma redução de mais de 60% com gastos em pessoal, passando de uma folha média anual de R$ 740.000 para R$ 285.000. Se considerarmos um acervo de 50 milhões de ações judiciais, caso a solução implantada na 21ª. Vara fosse levada a todo o judiciário brasileiro, a economia com insumos seria de aproximadamente 700 milhões de reais. • Celeridade processual: o processo eletrônico torna mais célere o trâmite processual, seja pela redução ou exclusão dos procedimentos puramente burocráticos, como cargas, disponibilização para consulta no balcão, localização física, juntada; como pela automatização de rotinas processuais em que o sistema, após prévio mapeamento das atividades desenvolvidas na unidade jurisdicional, realiza de forma automática, tirando esse ônus dos serventuários e magistrados, deixando-os com o foco exclusivo para as atividades técnico-jurídicas. Em estudos realizados após a implantação do SAJ, foi constatada uma diminuição de 60% no tempo do trâmite processual, ou seja, enquanto um processo físico leva 12 meses até a sua conclusão, um processo digital com as mesmas características será findado num prazo de 5 meses. • Qualidade nos trabalhos realizados: como os serventuários e magistrados estão com o foco nas atividades jurídicas, há um aumento na qualidade das atividades desenvolvidas. Como já apontado, com o processo judicial os servidores podem se focar em realizar apenas 18% das atividades que realizavam anteriormente. Além disso, a ausência de papel e de um ambiente poluído eleva o nível de satisfação dos servidores o que aumenta consideravelmente a qualidade de suas atividades. • Ampliação do acesso a justiça: com o aumento da celeridade processual e a facilitação do acesso a justiça, mostra-se um Judiciário eficaz, devolvendo a população em geral a certeza na obtenção da justiça nos casos a serem apreciados pelo poder público. Atualmente a morosidade da justiça diminui a crença da população que suas lides podem ser resolvidas pelo judiciário, levando-os a métodos alternativos de juízo, criando muitas vezes poderes paralelos e injustiças sociais. Uma justiça célere, acessível e barata elimina a necessidade do povo de resolver seus conflitos informalmente. • Segurança nas informações: a adoção do SAJ possibilita um refinamento na segurança das informações geradas, especialmente pela utilização da assinatura eletrônica que dá legitimidade aos documentos gerados e encaminhados para o sistema. Atualmente a tecnologia que garante a segurança das informações dos dados dentro do SAJ, é provida pelo laboratório de segurança da UFSC, o mesmo órgão a hospedar a sala cofre que armazena as informações da Presidência da Republica. Ou seja, as informações contidas no SAJ tem o mesmo nível de segurança garantido a Presidenta da Republica e de todos os seus Ministros de Estado.

  • Detalhamento da Prática

    • Quais os fatores de sucesso da prática?

      • Adoção do Sistema de Automação da Justiça (SAJ), que se mostra eficaz no auxílio ao desenvolvimento das atividades jurisdicionais, e que está presente em 10 Tribunais Estaduais do país. • Envolvimento dos serventuários e dos magistrados da vara, que viabilizam e fornecem as informações necessárias para que o sistema opere. • Apoio dos advogados que possuem processos tramitando nesta vara, que vêem através da celeridade, transparência e a facilidade de acesso para seus processos, benefícios para realização de suas atividades, contribuindo assim, com uma maior adesão à utilização das ferramentas disponíveis, como consulta dos autos na rede mundial de computadores e envio das petições por meio eletrônico.

    • Explique o processo de implementação da prática?

      A implementação desta prática se inicia através da adoção do Sistema de Automatização do Judiciário (SAJ) e utilização das ferramentas e procedimentos agregados e disponíveis através deste.

      De posse do ferramental, o próximo passo se baseia na identificação, análise e adequação dos procedimentos antes executados pela Vara para que os mesmos se adéquem a nova concepção que é de trabalhar com processos eletrônicos.

      Na sequência realizamos um trabalho de configuração e ajustes para que o sistema reconheça e se encaixe na realidade da 21ª Vara Cível da Comarca de Curitiba, como por exemplo: criação de um fluxo de trabalho virtual onde se dará o trâmite dos processos, cadastro dos modelos dos documentos que são repetidamente utilizados pelos magistrados e serventuários da vara, entre outras ações.

      Para que o sistema e os serventuários trabalhem de forma síncrona, foi realizado um treinamento de processo eletrônico e de operacionalização do sistema a ser utilizado, onde os serventuários foram instruídos em como digitalizar e classificar peças, tramitar o processo eletronicamente, gerar eletronicamente os documentos próprios e específicos do trâmite processual, entre outros.

      Com o início do funcionamento do sistema, os novos processos que foram e são distribuídos para a vara são digitalizados e entram no trâmite do processo eletrônico, sendo que os processos presentes no acervo também estão sendo digitalizados gradativamente a medida de sua evolução e / ou dependência com novos processos entrantes.

      Por ultimo, houve a necessidade de envolvimento e engajamento dos advogados e da comunidade em geral através de divulgação e orientação, visto que eles são totalmente afetados pela celeridade do processo e pela nova forma de acesso, consulta e interação com os autos processuais.

    • Qual a principal inovação da sua prática?

      Redução drástica do tempo de trâmite processual e dos gastos da vara, incluindo uma digitalização gradativa do acervo de processos a medida de sua evolução e / ou dependência com novos processos entrantes. Diminuindo em 60% o tempo de tramitação de todos os processos cíveis, e reduzindo em mais de 70% a necessidade de pessoal.

    • Quais as dificuldades encontradas?

      Mudança na cultura das pessoas envolvidas (magistrados, serventuários, advogados e comunidade em geral) devido ao novo paradigma empregado a Justiça através da utilização do processo eletrônico.

    • Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

      Desde Agosto de 2011.

  • Bases para Execução da Prática

    • Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

      • Planejamento: identificação das práticas da vara e definição dos novos modelos e práticas a serem adotadas. • Execução: configuração do sistema a ser utilizado e treinamento dos envolvidos. • Monitoramento e Controle: validação da aderência dos processos e procedimentos seguidos, realização dos ajustes conforme necessidade e aprovação das entregas realizadas durante a execução da implantação da prática.

    • Recursos envolvidos na prática

      • Magistrados e serventuários da vara. • Advogados. • Jurisdicionados. • Infraestrutura de máquinas e servidores. • Link de internet. • Aparelhos para digitalização. • Máquina Protocoladora.

  • Recursos envolvidos na prática

    • Infraestrutura

      • Máquinas servidoras de aplicação, banco de dados, e serviços de internet. • Link de Internet compatível. • Máquinas clientes para operacionalização do sistema pelos Magistrados e serventuários. • Scanners. • Máquina Protocoladora.

    • Equipe

      • Serventuários e Magistrados. • Equipe de infraestrutura de TI. • Equipe de suporte do sistema utilizado.

    • Outros recursos

      Equipe de consultores e técnicos do parceiro.

    • Parceria

      Empresa Softplan Planejamento e Sistemas LTDA. Atualmente a Softplan é a líder mundial em sistemas de automação do poder judiciário. Não existe em todo o globo um sistema que gerencie o andamento de tantas ações judiciais, como o SAJ. Ademais, os ganhos verificados com a implantação do SAJ já foram alvo de diversos prêmios nacionais.

    • Equipamentos/sistemas

      • SAJ/PG5 - Sistema de Automação da Justiça (SAJ) – Primeiro Grau, versão 5.

    • Orçamento

      O sistema foi cedido de forma não onerosa pelo parceiro, acarretando em custo zero com a aquisição de sistemas.