Instituto / Prêmio Innovare

O presente projeto tem como objetivo apresentar uma proposta de guia (passo a passo) para atualização e organização dos processos, tendo em vista o alto índice de reclamações das partes e operadores do direito em relação à demora para localização dos autos nas Secretarias de Varas.

Baseado nas inovadoras medidas adotadas pela Secretaria da 6ª Vara da Fazenda Pública, o qual tem revelado excelentes resultados na localização dos processos, o presente trabalho busca ainda preencher uma grave lacuna em termos de um guia sistematizado para atualização e organização dos feitos nas Secretarias de Varas, o que em existindo diminuiria o grande gasto de energia e de tempo na busca de processos deslocados.

Desenvolve um guia (passo a passo) padronizado com ações práticas, otimizadas e contínuas através do qual as Secretarias de Varas possam atualizar e organizar seus processos dentro do espaço físico a seu dispor.

Facilita a localização dos feitos em tempo real, tanto para os próprios servidores e magistrados, como para as partes interessadas melhorando o atendimento aos jurisdicionados.

E por fim, desenvolve uma proposta de rotina na qual os servidores e funcionários passam a recorrer no processo de atualização e organização dos processos na Secretaria de Vara.

um ano

na verdade, o presente projeto oferece um guia para as rotina das Secretarias de Vara, o que em sendo otimizadas e racioanalizadas repercutem, óbvio, na prestação jurisdicional, bem como facila aos magistrados um visão mais objetiva de sua Secretaria. Isso sem falar que todo o espaço físico da Secretaria fica melhor organizado, facilitando o gerenciamento dos processos.

A utilização de um sistema de locolazição rápida e de visual que facilete a administração física das Secretarias, bem como a utilização em maior escalas dos recursos oferecidos pelo programa Sproc.

Os trabalhos são desenvolvidos por uma equipe de trabalho composta por dois membros do próprio Departamento de Informática que coordenará o projeto, pelo servidor da 6ª Vara da Fazenda Pública pelo conhecimento do projeto, e claro, por todos os servidores e funcionários da Secretaria onde for desenvolvido o projeto.

As atividades serão executadas na própria Secretaria de Vara escolhida, sob a orientação da Coordenação do projeto, pelo Diretor da respectiva Secretaria de Vara, bem como supervisionados pelo magistrado. Entretanto, é importante que o projeto seja implementado pelos próprios servidores.

Quase nenhuma, uma vez que em poucos dias os processos são reatulizados e os resultados são animadores, inclusive, para quem fica no atendimento ao público.

A determinação do magistrado e de seu diretor de Secretaria, entrentanto, a colaboração e o compromisso de todos os servidores também é essencial para o sucesso do projeto.

Referido projeto, na verdade, pela sua simplicidade, apenas prepara a Secretaria de Vara para os próximos avançoes tecnológicos que virão.

1. Colocação de etiquetas com código de barras em todos os processos (no caso, nos processos anteriores a informatização da capa);
2. Identificação, separação, planilhamento e atualização dos processos com determinação para o arquivo;
3. Remessa dos processos ao arquivo;
4. Identificação de objetos sem utilização na Secretaria para envio ao Arquivo;
5. Identificação e separação dos processos por fases processuais na Secretaria nas seguintes fases, ex: conclusos, expedientes, aguardando as partes, aguardando requerente, aguardando requerido, aguardando cumprimento de precatória, vista ao defensor, vista ao MP, aguardando publicação, aguardando mandados, aguardando resposta de ofício, aguardando audiência, aguardando juntada, aguardando informações, aguardando contestação, aguardando apelação, bem como outras específicas de cada Secretaria;
6. Catalogação das prateleiras no sistema cartesiano (células com letras e números);
7. Atualização geral e contínua das movimentações dos processos.

O sistema cartesiano em trata da indentificação das células das estantes (prateleiras e colunas) em letras e números, de forma que cada célula adquire um endereço,ex: A3, A5, B7 etc. Caso haja interesse temos um arquivo que demonstra isso.

Basicamente a própria equipe de servidores das Secretarias de Varas, sob a coordenação do magistrado e do diretor de Secretaria. Sendo necessário, no início, um pequeno apoio do setor de informática.

O recurso utilizado foi basicamente o próprio programa de informática usado pelo Tribunal de Justiça, no caso, o Sproc. Apenas, seus recursos com o projeto são mais usados.

A estrutura necessária, em algumas Secretarias, tem sido a aquisição de mais algumas estantes de ferro, uma vez que na nova organização os processos ficam melhor distribuídos, evitando o excesso de processos numa mesma estante ou célula (prateleira).

Direção do próprio fórum e os setores de informática e arquivo.

Não é necessários gastos financeiros.