Instituto / Prêmio Innovare

Prática desenvolvida para reduzir o tempo de espera para a realização da primeira audiência de conciliação no âmbito dos Juizados Especiais Cíveis da Capital a patamares razoáveis, através da designação e realização em massa de audiências de conciliação em casos novos concentrados em um único dia, sem alteração, portanto, da pauta existente.

Redução do tempo de espera para a realização da primeira audiência de conciliação de até 100 dias para 30;
Realização de 1058 audiências de conciliação em quatro sábados, utilizando simultaneamente até 22 conciliadores;
Julgamento imediato de 51% das reclamações, dos quais 49% em vista de conciliação;
Bancos e empresas prestadoras de serviços de telefonia realizando acordos que nos dias normais não são conseguidos;
Clima propício à realização da conciliação, uma vez que todos partilhavam do mesmo espírito conciliatório;
Alto índice de satisfação dos usuários e advogados com a prática em vista da organização do evento, especialmente no cuidado com a realização das audiências no horário designado;
Incremento das estatísticas dos Juizados Especiais participante com níveis altíssimos de julgamento, repercutindo na redução da taxa de congestão e no tempo de tramitação dos feitos;
Ganho de produtividade e melhora no relacionamento entre o Poder e a população.

A prática foi realizada entre os meses de novembro e dezembro de 2005 com perspectiva de ser renovada a cada ano nesta mesma época, especialmente porque as instituições financeiras e demais empresas revelam maior interesse na realização de acordos em vista do balanço anual.

Nos últimos quatro anos, o Tribunal de Justiça instalou fóruns regionais em bairros próximos da população mais carente com Varas de Assistência Judiciária e Juizados Especiais Cíveis.
Em razão disto, aglutinou-se no Fóruns Integrados III, o maior deles, 03 Juizados Especiais Cíveis, que passaram a partilhar da mesma área de competência territorial administrativa.
Várias realidades, portanto, foram aglutinadas, tornando os problemas mais aparentes, a exemplo da dilatada pauta de conciliação, estando um deles em estado muito ruim.
Houve necessidade, portanto, de se adotar providências no sentido de reduzir o tempo de espera para níveis razoáveis, 30 dias, de forma igualitária, de modo a que a população tivesse o mesmo tratamento em quaisquer dos Juizados.

Marcação de audiências de conciliação para um único dia, fora do expediente normal, sem alterar ou redesignar a pauta existente, não gerando, portanto, retrabalho para as equipes das Secretarias.
Incremento dos níveis de conciliação num dia especialmente formatado para se realizar a conciliação.
Utilização de até 22 salas de conciliação simultaneamente.
Designação de conciliadores com pauta preenchida e outros coringa sem pauta, cujo objetivo era auxiliar aqueles quando havia qualquer atraso no término da audiência ou mesmo as partes antecipadamente já se achavam presentes.

Identificado o problema, a Diretoria de Modernização Judicial elaborou o projeto descrevendo os objetivos e formato da realização dos mutirões, inclusive propondo as datas e os Juizados Especiais Cíveis participantes.
A Presidência realizou reunião com todos os interessados e em uma semana as audiências iniciaram a ser designadas.
Na prática, cada Juizado passou um determinado período marcando as audiências de conciliação decorrente das reclamações ajuizadas para as datas dos mutirões, preenchendo-se as pautas dos conciliadores, cujo número foi previamente definido, de acordo com a necessidade e as disponibilidades de espaço físico.
Cada conciliador tinha em sua pauta 20 audiências de conciliação designadas, sendo 10 no período matutino (07 às 11:30h) e 10 no vespertino (13 às 17:30h), com 01 hora para almoço fornecido no próprio local pelo Tribunal de Justiça.
Os conciliadores foram recrutados dentre assessores de juiz, conciliadores e técnicos judiciários com nível superior pelos próprios juízes, havendo uma designação especial para o evento por parte da Presidência.
Montou-se no dia um especial esquema para recepção, informação da sala de conciliação e condução das partes nos horários das audiências às salas de espera, até que o conciliador fizesse o pregão. Todos estavam atentos ao cumprimento dos horários das audiências, de modo que quando uma atrasava, de imediato a parte já era conduzida para o conciliador volante, sem pauta fixa, fato de suma importância para o sucesso do mutirão e a rápida condução dos trabalhos.
Os conciliadores e técnicos de apoio foram remunerados pelo trabalho desempenhado.
À medida que os conciliadores realizavam as audiências, de logo levavam os termos de audiência para que o juiz os assinasse. Quando houve necessidade de intervenção, o juiz se fez presente na sala de conciliação

Tempo não muito elástico para o cumprimento dos mandados de citação por parte dos oficiais de justiça, contornado com o apoio da Corregedoria-Geral da Justiça.

Excelente estrutura física dos Fóruns Integrados, dotado de várias salas com possibilidade de se tornarem ambientes propícios à realização das audiências de conciliação (gabinetes de juiz, promotor e assessores, salas de conciliação e audiêcia) e de sistema de som em todas as áreas de circulação e salas de espera, permitindo o eficaz apregoamento das partes.
As partes que não conciliavam de logo já eram intimadas para audiência de instrução e julgamento.
Realização de palestra sobre técnicas de conciliação com especialista na área antes do início dos trabalhos do mutirão, propiciando um aclaramento dos métodos de conciliação

Os resultados do mutirão de conciliação nos Juizados Especiais Cíveis foram tão expressivos, que a mesma idéia foi levada às Varas de Assistência Judiciária, Varas de Família e Comarcas do Interior do Estado com a realização de audiências de conciliação nas causas de família em que cabia a tentativa do ato.
A prática serviu como um importante instrumento de otimização dos trabalhos judiciais com impacto direto na tramitação dos feitos e na qualidade do serviço prestado.
Assim a audiência de conciliação era finalizada, o termo de audiência e a homologação do acordo já eram disponibilizados na internet para as partes.
O sucesso dos mutirões foi expressivo, sendo matéria, inclusive, de telejornais de âmbito nacional, o Jornal da Globo e o Jornal do SBT.

Início do Projeto: O projeto foi desenvolvido em meados de setembro de 2005 e já na primeira semana de outubro, o primeiro Juizado Especial Cível participante já estava com sua pauta de marcação de audiências de conciliação parametrizada no Sistema de Juizados Especiais para a primeira data do mutirão, 19 de novembro de 2005.
Entre setembro e outubro a Diretoria de Tecnologia procedeu às alterações necessárias no Sistema de Juizados Especiais para permitir a construção da pauta de vários conciliadores com audiências nos mesmos horários, gerando os relatórios necessários.
Entre outubro e novembro todas as equipes de conciliadores e técnicos de apoio para a recepção das pessoas já estavam montadas.
Na semana da realização do mutirão realizava-se uma última reunião de fechamento e consolidação da estrutura de condução dos trabalhos
Um dia antes do mutirão, equipe própria procedia à sinalização do prédio e afixação das pautas na porta de cada uma das salas, além de em um mural na porta de entrada do prédio, onde os técnicos de apoio se posicionavam para receber e orientar partes e advogados.
Uma semana antes da realização dos mutirões, a Presidência promoveu seminário sobre técnicas de conciliação com especialista na área

O projeto foi concebido, organizado e implementado pela Diretoria de Modernização Judicial do Tribunal de Justiça.
A realização dos mutirões envolveu ainda Juízes dos Juizados Especiais, Escrivães e Chefes de Secretarias, Oficiais de Justiça, Conciliadores, Técnicos Judiciários, equipe da Diretoria de Tecnologia, a Gerência de Serviço ao Cidadão, Diretoria de Comunicação e Supervisão dos Fóruns Integrados III.

Os equipamentos utilizados são oriundos da própria estrutura do Tribunal, não havendo obtenção de outros estranhos ao patrimônio.

A prática é itinerante, utilizando-se de estrutura do próprio Tribunal.
A infra-estrutura não sofreu modificação por conta da implantação desta prática, vez que não houve utilização de capacidade a maior da estrutura original, apenas fazendo-se a adequação da mesma as necessidades pertinentes à prática.

Não houve parceiras, convênios ou serviços de terceiros utilizados para que a prática fosse implementada na sua integralidade.

O custo dos mutirões de conciliação foi decorrente da aquisição das camisas utilizadas por todos os participantes do projeto, de um total de mil camisas, adquiridas para outros programas paralelos implementados pelo TJ, cerca de quinhentas foram utilizadas para este programa, totalizando um custo de R$ 3.200 (três mil e duzentos reais) entre compra das camisas e plotagem da logomarca da campanha.
Remuneração dos conciliadores e técnicos judiciários: 17.000,00
Fornecimento de refeição: R$ 3.000,00
Total: R$ 23.200,00.