Este trabalho nasceu de uma demanda da sociedade em diminuir a morosidade do Sistema Judicial no Brasil.

Conforme mostra pesquisa encomendada pelo Ministério da Justiça através da Secretaria da Reforma do Judiciário, e realizada pela escola de Direito da Fundação Getúlio Vargas (FGV) de SP, 80% do tempo de tramitação das ações judiciais no Brasil é gasto nos Cartórios Judiciais.

Os principais fatores responsáveis pela morosidade levantados pela pesquisa foram:

• Precariedade nas instalações
• Falta de Informatização
• Dificuldades de relacionamento entre os funcionários do Cartório
• Desmotivação no trabalho (não há planos de carreira; não há prêmio por produtividade).
• Baixa auto-estima (não têm noção que são agentes no percurso dos processos)
• Falta de treinamento adequado para o exercício da função.

O trabalho executado no Cartório da 3ª Vara de Família e Sucessões do Fórum de Santo Amaro teve como objetivo capacitar os funcionários do cartório com as ferramentas da Mediação, para que adquirissem competências e destrezas para a criação de ambientes de trabalho mais colaborativo e possibilitando ações para a resolução de conflitos sem a intervenção de terceiros.

Proporcionou também conscientização de suas funções profissionais e da importância deles no percurso dos processos no judiciário.

Esta prática possibilitou uma diminuição do tempo de tramitação dos processos, diminuição das filas no atendimento no balcão e, portanto, um melhor atendimento ao público, partes, advogados e diminuição do estoque de processos no Cartório.

Há um ano e meio

A capacitação incluiu todos os níveis hierárquicos do cartório: funcionários do Cartório (escreventes, auxiliares, oficiais de justiça), chefes, diretores e juízes com as ferramentas da Mediação, fornecendo a eles novas competências para a criação de ambientes de trabalho mais colaborativo. Permite assim, a possibilidade de criarem ações conjuntas de resolução de conflitos e possibilita uma mudança de postura em relação os atendimentos ao público.

A inovação se deu ao introduzir um procedimento denominado Sistema de Mediação, criado pela argentina Dora Fried Schnitman, que possibilitou a capacitação de diversos níveis hierárquicos envolvidos no projeto do Fórum de Santo Amaro. Foi também utilizado recursos apreciativos, para que os funcionários pudessem vislumbrar um futuro, no seu trabalho, a partir da apreciação da situação presente e finalmente, a utilização de Jogos Psicodramáticos que visavam de uma forma lúdica reforçar a nossa teoria.

A implementação do projeto no Fórum de Santo Amaro foi devido a um convite feito a equipe de mediadores pela Juíza Titular da 3ª Vara, Dra. Léa Duarte, para que desenvolvesse um trabalho com os funcionários do Cartório para que superassem os problemas de relacionamento. Primeiro foi trabalhado as relações das pessoas do Cartório, conscientizando cada um de sua participação na construção das relações. Em seguida buscou-se, separadamente, com todos os níveis hierárquicos – auxiliares, escreventes, oficiais de justiça, chefes, diretores e juízes - a transformação das queixas em pedidos. Em um segundo momento toda a equipe da 3ª Vara reuniu-se a fim de reconhecerem juntos, o interesse comum a todos em relação aos seus pedidos. Após foi construído acordos entre os níveis e, finalmente, selaram um comprometimento a fim de atingir os objetivos construídos por eles próprios: uma nova forma de se relacionar e prestar melhores serviços à comunidade.

As dificuldades encontradas no início do trabalho foram a desmotivação dos funcionários, a baixa auto-estima e a necessidade, em vários momentos, ter que fazer mudanças de cargos e transferência de funcionários.

Os resultados obtidos como a diminuição das filas no atendimento ao balcão, diminuição de 6 para 3 meses o tempo da Juntada, diminuição em 46% do estoque de processos no Cartório até janeiro de 2008. Além de depoimentos dos funcionários que atestam a melhoria no relacionamento do grupo e do ambiente físico de trabalho.

A equipe responsável por este trabalho é multidisciplinar, composta por advogado, assistente social, engenheiro, psicóloga e psicopedagoga, todos formados em Mediação Transformativa Reflexiva. Este diferencial possibilita diferentes olhares enriquecendo o trabalho desenvolvido.

Esta prática teve duas Etapas:

Primeira Etapa: - Capacitação em 4 fases:

1 - Relacionamento- encontros com cada nível hierárquico: juízes; chefes; diretor e escreventes, auxiliares, oficiais.

2 - Levantamento das necessidades- encontros com cada nível hierárquico mencionados acima.

3 - Construção de Acordos- primeiro encontro com todos os níveis hierárquicos ao mesmo tempo e encontros entre os níveis hierárquicos.

4 - Plano de Ação - segundo encontro com todos níveis hierárquicos ao mesmo tempo, para a leitura do Relatório de Acordos construído por todo.

Segunda Etapa - Monitoramento em 3 fases:

1 - Após 3 meses do término da primeira etapa - encontro com cada nível hierárquico - Objetivo – possibilitar que conscientizem-se o que aprenderam, como aprenderam e verificação das possíveis mudanças, adaptações ou não do Plano de Ação construídos por eles.

2 - Após 6 meses do término da primeira etapa-encontros com cada nível hierárquico - Objetivo - confirmação e/ou reavaliação do Plano de Ação.

3 - Após 9 meses do término da primeira etapa-encontros com cada nível hierárquico - Objetivo - confirmação e/ou reavaliação do Plano de Ação.

1. A equipe é composta de cinco mediadores transformativos reflexivos:

Eliara Pontes Ramos - Mediadora e Psicóloga

Ellen Navega Dias - Mediadora e Assistente Social

Maria Elena Rise de Camargo Vianna - Mediadora e Psicopedagoga

Maria Cristina Paciléo Trevisan - Mediadora e Advogada

Mathias Mendes Wolff - Mediador e Engenheiro

1. Sim, são profissionais mediadores formados pelo Instituto Familiae, com prática em Mediação Empresarial, Escolar e Social.

Flip chart, papel sulfite, pranchetas, canetas, lápis colorido, crachás, cartolinas e outros materiais lúdicos.

1. Esta prática é itinerante, pois poderá ser implantada em outros cartórios judiciais, a medida que outras equipes sejam capacitadas pela equipe responsável por esta prática descrita.

2. Sala com cadeiras, e o material descrito acima.

Na implantação desta prática na 3ª Vara de Família e Sucessões, não foi utilizada nenhuma parceria, porém, para a expansão deste trabalho serão necessárias parcerias.

Para implementação desta prática em outros cartórios judiciais, se faz necessário a presença de um mediador coordenador e 5 mediadores que atuarão durante 6 meses com encontros semanais com os funcionários, juízes, diretores e chefes de seção além de encontros com o próprio coordenador para alinhamento dos passos do processo. O orçamento estimado para 60 horas de capacitação para cada cartório será no valor de R$ 108.000,00.