Instituto / Prêmio Innovare

A sociedade, que tradicionalmente valorizava a erudição dos juízes, agora deles exige capacidade de gestão, comando e liderança, transformando insumos (materiais e servidores) em produtos (decisões em tempo socialmente aceitável). Para tanto, urge transformar a Vara numa ilha de qualidade, o que pode ser alcançado com a certificação ISO 9001/2000, tal qual ocorreu com a 26ª Vara do Rio.

A certificação visa a qualidade, e para tanto há treinamento dos servidores, consicentizando-os da sua importância e valor no sistema gerencial e para os usuários, fixação de metas a serem alcançadas e acompanhamento periódico do desempenho da Vara. Efetuam-se ainda reuniões periódicas de todos os servidores, visando diagnosticar problemas e sugerir modificações de otimização. São ainda analisadas as pesquisas de opinião e satisfação dos usuários.

O processo começou em setembro de 2005 e culminou com a auditoria de certificação, ocorrida em março de 2006, na qual foi constatado que a Vara possui mecanismo eficiente e mensurável de gestão, habilitada, pois, a receber a certificação internacional. Ainda assim, esse é apenas o princípio (e não fim) das inúmeras possibilidade que o sistema pode proporcionar.

A prática teve início através de convite feito pelo Presidente do Tribunal, que se dispôs a dar o suporte necessário para que a certificação, algo inédito em uma Vara do Trabalho, fosse alcançada. Compreensivelmente havia a intuição de que isso redundaria em benefício direto para os usuários do Poder Judiciário Trabalhista.
Não havia um problema específico a ser sanado, mas durante o processo foram ensinadas técnicas de gestão, monitoramento e eficácia até então desconhecidos por nós, na medida em que foram transmitidas por técnicos em administração. Com as medições e análises numéricas, foram detectados os pontos de estrangulamento da Vara e os procedimentos administrativos passaram a fluir de forma mais adequada.

O resultado, que mescla qualidade e rapidez. Atualmente as sentenças são proferidas em 35 dias do ajuizamento da demanda, os despachos são proferidos em 3 dias da distribuição da petição e cumpridas com brevidade. Todos os demais setores estão em dia com suas obrigações e isso cria um clima de muito incentivo entre os servidores, o que acaba gerando maior produtividade e superação dos eventuais problemas.

Tivemos uma assessoria especializada que, inicialmente, determinou a realização de inventário dos autos dos processos - para quantificar os fisicamente os feitos a serem administrados e sua atual fase (conhecimento ou execução). Tal se justificou porque não se administra aquilo que não se conhece em números reais. Aliás, a diferença entre a quantidade de processos imaginados e a real foi surpreendente. Paralelamente, todos os servidores foram treinados, na medida em que houve uma padronização de procedimentos visando a otimização do serviço. Ato contínuo, foram fixadas metas de melhoria dos prazos e condições vigentes, que foram previamente medidos. A quantidade de pessoas atendidas no balcão foi medida. Os usuários do sistema foram ouvidos através de 2 pesquisas - uma de satisfação e outra de opinião. As pesquisas foram analisadas, classificadas, estudadas e implementadas, quando possível e viável, buscando-se também ouvir das bases (advogados e usuários) os problemas por eles percebidos.

Não ocorreram contratempos. Todos os servidores estavam cientes e dispostos a enfrentar o inédito desafio. As partes e advogados mostraram-se inclinados a colaborar, pois perceberam a utilidade do projeto. O único receio foi o estigma, pois se a Vara efetivamente conquistasse a certificação (o que de fato sucedeu), então provavelmente os usuários não tolerariam o menor problema ou deslize.

Os servidores (sem eles nada ocorreria), a determinação da administração do Tribunal em apoiar esse objetivo e a vontade de resgatar a credibilidade Justiça do país - e, convenhamos, o povo não está satisfeito com o Poder Judiciário (e com razão). O juiz também deu uma ajudinha com seu trabalho.

Para diminuir o fluxo de pessoas no balcão e aumentar a qualidade do atendimento, pesquisamos os motivos pelos quais elas se deslocavam até a Secretaria da Vara e, dentro do possível, encontramos caminhos para que o objetivo fosse alcançado sem necessidade de deslocamento das pessoas, economizando-lhes tempo e recurso financeiro.
Por exemplo, muitos iam para obter cópia de atas e sentenças. Ambas passaram a ser disponibilizadas pela internet. Outros tantos iam para receber acordos. Determinei que o pagamento fosse feito mediante crédito na conta do empregado ou, em não possuindo, no escritório do seu advogado.
Com isso o fluxo no balcão da Secretaria diminuiu sensivelmente, permitindo melhor atendimento aos demais, além de reduzir a quantidade de pessoas circulando no fórum, com menor gasto de energia (elevadores, ar-condicionado), menor problema de segurança e outros pontos positivos.

1. setembro de 2005
   
2. Inventário, padronização dos procedimentos, treinamento, fixação de metas a serem alcançadas, pesquisa de satisfação e opinião.
   
3. Inventário: 5 dias úteis; treinamento: 3 meses; fixação de metas: 30 dias; quantificação das pessoas atendidas: 14 dias; padronização dos procedimentos: 60 dias; pesquisa de satisfação e opinião: 90 dias descontínuos.

9 servidores, 2 coordenadores e 5 pessoas de apoio.
Os coordenadores fixaram, juntamente com o magistrado, a estratégia de atuação e filosofia que permearia o projeto; a equipe foi treinada em cursos, sendo cada qual voltado para a tarefa desenvolvida pelo servidor, que aprendeu o modo mais eficiente e eficaz de realizar sua atividade, além de ser conscientizado de sua importância dentro de um sistema de atendimento com qualidade aos usuários.

Treinamento em sala de aula, com quadro negro, apostilas e datashow. Pesquisa de satisfação e opinião através de cédulas com perguntas e urna. Demais itens através de apostilas e reunião de grupos de trabalho.

1. Fixa
   
2. Deve ser aproveitado a estrutura física que a Vara possui, mas para tanto deve ser priorizado o bem-estar do servidor, para que sua produtividade aumente mercê de um bom ambiente de trabalho. Logo, é possível e salutar que algumas modificações estruturais sejam realizadas (especialmente investimento em ergonomia e tecnologia).

Sim. Os da Fundação Getúlio Vargas e do Banco do Brasil.

Uma vez que houve realização de convênio, não existiu custo para o Tribunal, já que o valor foi integralmente subsidiado pelo Banco do Brasil.